Ein wesentliches Element bei der Erstellung einer Rechnung ist die Konformität mit der Gesetzgebung und den Umsatzsteuerbestimmungen. Eine Rechnung soll bestimmte Angaben enthalten und die Mehrwertsteuer muss korrekt berechnet werden. Unternehmen sind verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen eine Rechnung an ein anderes Unternehmen oder eine Rechtsperson auszustellen. Bei Leistungen gegenüber Privatpersonen steht es dem Unternehmer frei eine Rechnung zu erteilen, außer für Leistungen im Baubereich. Rechnungen sind hierfür erforderlich.

Die vorgeschriebenen Elemente einer Rechnung sind die folgenden:

  1. das Wort Rechnung (oder Gutschrift)
  2. Ausstellungsdatum der Rechnung
  3. Identifikation des Verkäufers: vollständiger Name und Anschrift des Firmensitzes
  4. Wahlweise Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
  5. Finanzdaten des Verkäufers: IBAN (und BIC) Nummer
  6. einmalige Fortlaufende Rechnungsnummer, Ziffern und Buchstaben sind erlaubt
    1. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften
  7. Kundenidentifikationsdaten: vollständiger Name und Anschrift des Firmensitzes. Der eigentliche Leistungsempfänger ist anzugeben also Postfach oder c/o genügen nicht
    1. Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz für fremde Rechnung ab (vermittelter Umsatz) ab, hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.B. Mineralölgesellschaft) anzugeben.
  8. Zeitpunkt der Lieferung und/oder Leistung
  9. handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen mit detaillierten Preiskalkulation inkl Mengenangaben
  10. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  11. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  12. Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag
  13. Hinweis auf Steuerbefreiung
  14. gegebenenfalls Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto folgen einem separaten, leichteren Regime

Das Vorhandensein von allgemeinen Verkaufsbedingungen muss für Privatkunden klar ersichtlich sein. Allgemeine Geschäftsbedingungen sind Teil der normalen Diskussion zwischen Unternehmen aber individuelle Vertragsabreden haben Priorität vor den allgemeinen Geschäftsbedingungen.

LAYOUT DER RECHNUNG

Mit ein wenig Aufwand können Sie Ihre Rechnung in ein effizientes Dokument verwandeln, das Ihr Kunde auf einen Blick versteht.

RECHNUNGSFÄLLIGKEIT UND ZAHLUNGSFRIST

Das Fälligkeitsdatum der Rechnung oder das Datum der letzen Zahlung ist eine nicht obligatorische, aber sehr nützliche Angabe. Wenn das Zahlungsziel für diesen Kunden z. B. "14 Tage" ist, dann setzen Sie ein explizites Zahlungsdatum. Sie sollen nicht mit der Bezeichnung "Zahlung innerhalb von 14 Tagen" arbeiten, sondern gleich den Tag angeben, zum Beispiel Fälligkeit: 21.03.2022. Auf diese Weise gibt es keine Missverständnisse über den endgültigen Zahlungstermin.

DEN ZU ZAHLENDEN BETRAG HERVORHEBEN

Achten Sie darauf, dass der Kunde beim Lesen der Rechnungszeile keinen Fehler macht: Heben Sie z. B. den Mehrwertsteuerbetrag nicht stärker hervor als den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer. Sorgen Sie lieber dafür, dass dieser Gesamtbetrag durch ein separates Layout hervorsticht, z. B. durch eine größere Schrift, in Fettdruck, in Farbe oder eine Kombination davon. So sieht der Kunde sofort den Betrag, den er zu zahlen hat.

VERSTECKEN SIE IHRE KONTONUMMER NICHT …

Auf manchen Rechnungen müssen Sie nach der Kontonummer suchen, auf die der Kunde zahlen kann. Das hilft ihm überhaupt nicht und Ihnen auch nicht! Die Suche nach einer Kontonummer und die schlechte Lesbarkeit sind oft eine Quelle der Frustration. Verstecken Sie diese Nummer also nicht am unteren Rand einer Seite oder zwischen kleinen textlichen Erwähnungen. Besser ist es, die Kontonummer ganz oben mit den Firmenangaben an einer gut lesbaren Stelle zu platzieren.

... UND DIE ZAHLUNGSINFORMATIONEN ANZEIGEN

Geben Sie deutlich an, wie Sie erwarten, dass sich der Kunde bei der Bezahlung auf diese Rechnung bezieht. Zeigen Sie explizit die strukturierte Kommunikation oder geben Sie die zu erwähnende Referenz klar an. Beziehen Sie sich nicht einfach auf "unter Angabe der Rechnungsnummer", sondern verwenden Sie Ihre gesamte Rechnungsnummer in der Referenz. Dadurch wird das Risiko von Fehlern reduziert.

EINE GUT LESBARE SCHRIFT VERWENDEN

Eine Schriftart, die wie handgeschrieben aussieht, mag nett sein, aber verwandeln Sie Ihre Rechnung nicht in unnötige Kalligraphie, die die Lesbarkeit verringert. Wählen Sie eine Schriftart, die zum Stil Ihres Unternehmens passt, aber stellen Sie sicher, dass sie gut lesbar ist.

KLEINGEDRUCKTES SOLLTE NICHT WÖRTLICH KLEIN SEIN

Die Bedeutung der allgemeinen (Verkaufs-)Bedingungen darf nicht unterschätzt werden. Sie werden oft als "das Kleingedruckte" bezeichnet, aber nehmen Sie das nicht wörtlich. Achten Sie darauf, dass auch diese Bedingungen deutlich lesbar sind. Ist der Text z.B. zu umfangreich für die Rückseite, ist es besser, einen Anhang in voller Größe zu verwenden.

VERWENDEN SIE IHR LOGO

Rechnungen, die per Post verschickt oder beim Kunden ausgedruckt werden, landen meist zwischen anderen Unterlagen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Logo jedes Mal, wenn Ihr Kunde den Stapel durchblättert oder die Papiere manipuliert, deutlich hervorsticht. Das stärkt Ihr Image, erinnert ihn aber vor allem an die zu leistende Zahlung.

ZUR ZAHLUNG ANSTIFTEN

Rechnungen müssen selbstverständlich bezahlt werden. Traditionell enthält jede Rechnung eine Kontonummer, die der Kunde per Überweisung über seine Online-Banking-Umgebung bezahlen kann. Jede Zahlung durch den Kunden erfordert zwei Aktionen: die Überweisung durch den Kunden und die Eintragung in die administrative Abwicklung durch Sie und/oder Ihren Buchhalter. Die Online-Zahlung wird sowohl für den Kunden als auch für Ihre weitere Bearbeitung empfohlen.

Der Kunde kann auf verschiedene Arten bezahlen, von einfach bis technologisch fortgeschritten. Welche Option Sie auch bevorzugen, denken Sie an die goldene Regel: Einfachheit lohnt sich. Wenn die Zahlung für den Kunden einfach ist, wird er die Rechnung schneller bezahlen und Sie werden weniger offene Rechnungen haben.

Die Zahlungsreferenz kann Ihnen viel Zeit ersparen. Es gibt mehrere Arten von Referenzen wie Rechnungsnummer, aber es gibt auch Formate, die die Weiterverarbeitung automatisieren.

  1. Eigene Zahlungsreferenz: Dies ist die einfachste Form aber anfällig für menschliche (Tipp-) Fehler.
  2. Zahlung per strukturierter Nachricht: Eine strukturierte Nachricht erleichtert in vielen Fällen die Zahlungsverfolgung. Sehr einfach zu nutzen ist der Belgische Standard - Structured Communication - so aufgebaut: +++ 3 Ziffern / 4 Ziffern / 5 Ziffern / +++ / Mehrere einzelne Dienstleister können Zahlungseingänge mit Ihren Rechnungen abgleichen, was Ihnen viel Zeit, aber auch Fehler erspart.
  3. Zahlung per Online-Zahlungsschaltfläche: Wenn Sie die Rechnung digital versenden, können Sie der Rechnung oder E-Mail eine einfache Zahlungsschaltfläche hinzufügen, mit der der Kunde sofort online (über eine sichere Umgebung) bezahlen kann. Außerdem ist die Chance auf Fehler gleich null, da diese Daten im Voraus registriert werden.
  4. Zahlung mit QR-Code: Sie können einer per Post versandten Rechnung einen QR-Code hinzufügen. Dies ermöglicht dem Kunden auch das einfache Bezahlen mit seinem Smartphone. Auch hier ist die Fehlerwahrscheinlichkeit gleich Null, da Daten und Referenz vorher registriert wurden.

ZAHLUNGSEINGÄNGE EINFACH VERARBEITEN

Wenn der Kunde online bezahlt, ist die Zahlungsabwicklung für den Unternehmer sehr einfach. Das mit Ihrem Rechnungsprogramm verknüpfte Zahlungssystem registriert die Zahlungen in Echtzeit und gleicht die Rechnung automatisch aus. Zahlungsanbieter berechnen für diesen Service oft einen kleinen Aufpreis pro Zahlung. Diese Kosten werden durch eine große Zeitersparnis beim Abgleich der Zahlungen ausgeglichen. Wollen Sie diese Kosten trotzdem vermeiden? Verwenden Sie dann eine strukturierte Kommunikation. Auf diese Weise wird auch die Zahlung automatisch abgewickelt.

VERFOLGUNG DER RECHNUNGSSTELLUNG

Nicht jeder Kunde zahlt pünktlich. Deshalb ist es wichtig, den Zahlungsstatus aller Rechnungen korrekt zu überwachen. Mit wenig Zeitaufwand können Sie trotzdem leicht einen guten Überblick behalten.

ÜBERSICHTLICHE LISTEN VERWENDEN

Alles fängt mit einer guten Übersicht an. Verwenden Sie visuelle Triggern in Übersichtslisten, damit noch zu erstellende Rechnungen sofort auffallen. Das gleiche gilt für Listen mit offenen Rechnungen. Arbeiten Sie mit Farben, Codes und Spalten, die Ihnen sofort die wesentlichen Informationen liefern, ohne dass Sie einzelne Rechnungen öffnen müssen, um z.B. zu sehen, wann sie verschickt wurden oder ob sie bezahlt sind.

MIT AUTOMATISCHEN ZAHLUNGSERINNERUNGEN ARBEITEN

Wenn Sie bereits mit einem Fakturierungsprogramm arbeiten, können Sie dieses wahrscheinlich für automatische Mahnungen nutzen. Sie richten die Routine einmal ein, danach sendet das System automatisch Mahnungen an Kunden. Am besten richten Sie eine Kaskade von Meldungen ein, z. B. einen ersten 2 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, einen zweiten nach 7 Tagen, usw. Es ist sinnvoll, dass Sie diese Sequenz für Kunden mit denen Sie bereits einen Zahlungsplan besprechen, anhalten können.

AN MAHNKOSTEN DENKEN

Überlegen Sie vor dem Versand von Mahnungen, welche Kosten die Erinnerungen oder Mahnschreiben mit sich bringen könnten. Berücksichtigen Sie eine angemessene Entschädigung, eventuelle Zinsen, die damit verbundenen Fristen ...

GUTSCHRIFT

Im Gegensatz zu der in Europa gebräuchlichen Terminologie ist eine Gutschrift Rechtlich eine Abrechnung von Lieferungen oder Leistungen. Eine so genannte Abrechnungsgutschrift. Es wird aber auch häufig verwendet für eine Stornorechnung. Verwenden Sie den entsprechenden Begriff als Titel Ihrer Gutschrift, d.h. Gutschrift (Abrechnungsgutschrift) oder Gutschrift (Skontorechnung).

BUCHHALTUNG

Nicht jeder Unternehmer führt seine eigene Buchhaltung. Ein externer Buchhalter ist oft ein Teil der Unternehmensgeschichte, eine Zusammenarbeit, die möglichst reibungslos und effizient abläuft. Es ist nicht mehr angebracht, Ordner voller Papiere zum Buchhalter zu bringen. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Mail, Scannen und automatischer Verarbeitung maximal aus.

DIGITALE RECHNUNG

Eine digitale Rechnung ist das Gleiche wie eine Papierrechnung, aber elektronisch als PDF-Datei registriert. Digitale Rechnungen können per E-Mail versendet werden. Eine elektronische Rechnung oder E-Invoice wird nach einem Computerformat erstellt, so dass PCs und Server sie leicht austauschen und verarbeiten können. Ein häufig verwendetes Format ist UBL, das für Universal Business Language steht. Eine solche Rechnung wird manchmal als UBL-Rechnung bezeichnet. Buchhaltungsprogramme können solche Rechnungen in der Regel automatisch lesen und verarbeiten. Keine manuelle Transkription mehr, keine zusätzliche Eingabe durch den Sachbearbeiter, was Fehler vermeidet und die Buchhaltungskosten reduziert.

DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNG FÜR IHRE KUNDEN

Stellen Sie anderen Unternehmern oft Rechnungen aus? Dann erleichtern Sie auch deren Verarbeitung. Die bessere Rechnungssoftware erzeugt aus Ihrer Rechnung sowohl eine PDF- als auch eine UBL-Datei. Sie können beides ganz einfach in derselben E-Mail an Ihren Kunden senden. Für ihn wird Ihre Verkaufsrechnung zu einer Einkaufsrechnung. Diese kann direkt an seinen Buchhalter gehen, so dass auch dort keine manuelle Eingabe erforderlich ist. Ein kleiner Aufwand, der Ihnen Zeit spart und Ihrem Kunden einen wertvollen Service bietet.