Die Werbung läuft, potenzielle Kunden wurden angesprochen und die Fragen kommen: "Können Sie ein Angebot machen?" Da Sie sich schon ziemlich viel Mühe gegeben haben, um dorthin zu gelangen, sollten Sie der Angebotserstellung die nötige Beachtung schenken. Die Erfolgsquote für einen Verkauf ist direkt proportional zur Klarheit und Qualität Ihres Angebots. Nutzen Sie also die Wünsche Ihrer Kunden, achten Sie auf das Angebot, das Sie versenden werden.

Was ist ein Angebot?

Jedes Angebot ist eine Verkaufschance. Er beschreibt die geplanten Leistungen oder Lieferungen, die damit verbundenen Preise, den Zeitpunkt der Lieferung und weitere Vereinbarungen wie den Ort der Leistung. Der Interessent erhält den gesamten Kostenvoranschlag sowie die dazugehörigen Konditionen und Vertragsvorschläge.

Denken Sie immer daran, dass auch andere Bewerber den Auftrag gewinnen wollen, denn schließlich gibt es überall Konkurrenz. Erkennen Sie, dass die Chance auf eine Ausschreibung eine, nein DIE Chance ist, sich im richtigen Sinne hervorzuheben. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie Ihr Angebot gut vorbereiten können, damit die Chance auf einen Verkaufsabschluss maximiert wird.

Welche Informationen liefert ein Angebot?

Es gibt keine festen Regeln, aber eine Reihe von guten Praktiken, die die Erfolgschancen des Angebots bestimmen:

  1. Ihre Firmenangaben mit klaren Kontaktinformationen, damit der Interessent sofort sieht, wie und wo Sie zu erreichen sind. Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie gut erreichbar sind und auf Fragen nach weiteren Informationen schnell und klar reagieren.
  2. Die Daten des Kunden, damit weitere Kontakte und die Verwaltung reibungslos ablaufen können
  3. Die Adresse der Lieferung und/oder des Ortes, an dem die Arbeit ausgeführt werden soll
  4. Das Datum des Angebots und die Dauer, d. h. das Datum, bis zu dem Ihr Angebot gültig ist
  5. Die Referenz Ihres Angebots, damit Sie und der Interessent genau wissen, um welchen möglichen Auftrag es sich handelt
  6. Eine klare Beschreibung dessen, was Sie liefern werden: die Leistung in Bezug auf Art und Umfang, die Produkte, die eventuelle Verwendung von Materialien. Manche Aufgaben können nur in Etappen erledigt werden, weisen Sie darauf hin, damit Sie und der Requisiteur z. B. richtige Vereinbarungen über die Durchlaufzeiten treffen.
  7. Der Preis für die Lieferung und/oder Leistung, insbesondere Einheitspreise und der geltende Mehrwertsteuersatz. Geben Sie deutlich an, ob die Mehrwertsteuer enthalten ist oder nicht
  8. Die Planung: Wann kann geliefert werden bzw. wann kann der Arbeit anfangen. Wenn der Auftrag eine zusätzliche Beratung im Vorfeld erfordert, sagen Sie, wie Sie dies zu organisieren gedenken, z. B. bei der Materialauswahl in einem Ausstellungsraum.
  9. Stellen Sie dem Interessenten zum Zeitpunkt des Angebots Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Verfügung.

Das Layout

Ein guter Anfang ist die halbe Miete: Das gilt auch für Angebote. Ein aufgeräumtes, klares und ansprechendes Design ist ein Vorgeschmack auf die Qualität, die Sie anstreben. Unordentliche Angebote und Zitate erwecken den Eindruck, dass das, was in Bezug auf Lieferungen und Leistungen folgt, ebenso unordentlich sein wird. Kein guter Start. 

Geben Sie Ihrem Angebot ein professionelles Aussehen. Verwenden Sie Ihr Logo, Ihre Firmenfarben und andere Hausstile, ohne laut zu sein. Es spricht nichts dagegen, sich von den Angeboten der Mitbewerber positiv abzuheben. 

Achten Sie auch auf Ihre Sprache.Schneiden Sie es auf den Interessenten zu, denn das Angebot für den Nachbarn ist anders als das für einen nationalen Konzern oder gar ein multinationales Unternehmen.  Mit dem richtigen Tonfall und den richtigen Erklärungen erzielen Sie garantiert eine positive Ausstrahlung. 

Liefern Sie also ein ordentliches, attraktives und relevantes Angebot für den Interessenten, den Sie im Auge haben. Unordentlich, langweilig, voller Rechtschreibfehler und Unklarheiten ist der schnellste Weg zum Fehlschlag.

TIPP: Ihr erstes Angebot? Planen Sie ausreichend Zeit ein und nutzen Sie einen vertrauenswürdigen Berater als Resonanzboden. Vier Augen sehen mehr als zwei. Machen Sie sich klar, dass nicht jedes Angebot garantiert zu einem Auftrag führt, seien Sie also bereit, zu lernen und sich zu verändern. Die Struktur erfolgreicher Zitate bildet eine hervorragende Basis für die Zukunft.

Tipps zur Erstellung eines Angebots

Das gelungene Angebot sieht also professionell aus, ist gut aufgebaut und enthält die richtigen Informationen und die richtige Sprache. Aber das genügt nicht: Seien Sie vorbereitet und bereit, eine Erklärung zu geben, wenn der Interessent danach fragt. Vermeiden Sie so Unklarheiten oder Unstimmigkeiten wie möglich.

"Das ist (nicht) das, was wir besprochen hatten"

Ihr Angebot muss die in den Vorgesprächen getroffenen Vereinbarungen widerspiegeln. Sie können sich auf diese Diskussionen beziehen, aber tun Sie dies nur kurz und auf den Punkt. Verunsichern Sie den Interessenten nicht, indem Sie neue Elemente oder Optionen hinzufügen. Dies kann nur deutlich getrennt von der Kernbotschaft erfolgen, d.h. als separate Option mit dem Mehr- oder Minderpreis dieser Option.Wenn Sie in der Zeit zwischen den Gesprächen mit dem Interessenten und dem Angebot eine andere Vorgehensweise befürworten, stellen Sie sicher, dass der Interessent Sie nicht für launisch oder inkompetent hält.  Wenn es wirklich relevant ist, nehmen Sie vorher Kontakt auf und erklären Sie warum das Angebot vielleicht etwas anders aussieht.

"Ich verstehe nichts davon"

Ein unklares Angebot landet schnell im Papierkorb. Vermeiden Sie Fachbegriffe oder erklären Sie sie kurz, wenn sie unvermeidlich sind. Vielleicht kann man durch eine etwas andere Beschreibung eines Produktes das Ganze verständlicher machen. Geben Sie nicht nur Produktcodes an, sondern benennen Sie, was Sie liefern. Fügen Sie bei Bedarf eigene separate Artikelbeschreibungen hinzu (Werbeschrift oder andere Geschäftsunterlagen). Halten Sie es in jedem Fall klar und verständlich. Je einfacher, desto besser.

"Ich habe zu viele / zu wenig Informationen, um eine Entscheidung zu treffen"

Information ist gut, zu viel Information stößt ab. Aber was ist zu viel? Manche Interessenten wollen alles wissen, andere hassen Komplexität. Arbeiten Sie deshalb mit Anhängen. Wenn Sie sie nicht wollen, legen Sie sie in einen Ordner oder werfen sie sogar weg. Betonen Sie, dass Sie bereit sind zu erklären, das ist viel direkter und relevanter als lange Texte. Sie müssen also ein Gleichgewicht finden.Das gelungene Angebot sieht also professionell aus, ist gut organisiert und enthält die richtigen Informationen und die richtige Sprache. Aber das ist nicht genug: Seien Sie vorbereitet und bereit, eine Erklärung zu geben, wenn der Interessent danach fragt. Vermeiden Sie so viele Unklarheiten oder Meinungsverschiedenheiten wie möglich.

Beschränken Sie sich nicht auf

Beseitigung der vorhandenen Vegetation und Neupflanzung

Aber bieten Sie :

Abholzen der vorhandenen Vegetation:

  • Beschneiden und/oder Hacken bestehender Anpflanzungen
  • Inkl. Entfernung und Beseitigung von totem Material
  • Bodenvorbereitung für die Freifläche

Neue Bepflanzung:

  • bis zu 2 Meter: unterschiedliche Gräser in Grün- und Grautönen
  • Zone 2 bis 4 Meter: laubabwerfende Sträucher mit einer maximalen Höhe von 1 Meter
  • Inkl. Versorgung mit den notwendigen Düngemitteln

Sie geben kurz an, was Sie tun werden. Menge, Art und Preis der Pflanzen und Düngemittel folgen. Wenn die Gefahr von Missverständnissen besteht, sagen Sie ausdrücklich, was Sie nicht tun werden.

Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung. Mit einem guten Rechnungsprogramm können Sie ganz einfach ein aussagekräftiges Angebot mit zusätzlichen Vorteilen erstellen: automatische Referenz, schnell abrufbar und einsehbar, elektronischer Versand, Wiederverwendung der Angebotsdaten für die Fakturierung aber auch für weitere Angebote.

"Daran hatte ich nicht gedacht"

Ein Angebot kann in begrenztem Umfang ein Handelsinstrument sein. Geben Sie an, ob und welche Folgedienstleistungen Sie anbieten können, aber machen Sie dies sehr kurz. Wenn Sie das tun, geben Sie sofort ein oder zwei Verkaufsargumente an. Der Telegrammstil ist erlaubt, weil man nur einen Fisch auswirft. Wenn Sie interessiert sind, werden die Prospekte Sie um eine Erklärung bitten. Wenn Sie nicht interessiert sind, kommen Sie nicht aufdringlich rüber.

Vorsicht vor Extras

Während der Ausführung oder kurz vor der Lieferung von Material kann es vorkommen, dass ein Interessent oder Kunde ein kleines Extra wünscht. Gerne, aber achten Sie darauf, dass Sie die zusätzlichen Dienstleistungen und/oder Waren registrieren und kurz bestätigen (eine E-Mail reicht). Insbesondere, wenn es mehrere Ansprechpartner gibt. Ein korrektes Logbuch stellt sicher, dass Sie keine Elemente vergessen zu fakturieren oder dass der Kunde im Nachhinein die Zahlung wegen "nicht bestellt" verweigert. Dann dient das Angebot oft als einzige Referenz, es sei denn, Sie haben die Extras bestätigt. Mit ein wenig Disziplin lassen sich schmerzhafte Verluste vermeiden.

Vorauszetzungen?

Die Voraussetzungen gelten manchmal für die Konstruktion, aber auch für andere Leistungen oder Lieferungen. Zum Beispiel einfacher Zugang zur Baustelle, ausreichender Arbeitsraum, Verfügbarkeit von Wasser oder anderes. Erwähnen Sie dies kurz im Zitat, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zeitraum der Gültigkeit

Geben Sie deutlich die Gültigkeitsdauer des Angebots an, z. B.: Dieses Angebot ist 30 Tage gültig.

Tun Sie dies explizit für jedes Angebot, nicht nur in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Diese Einschränkung ist wichtig, da sich Preise und Verfügbarkeit von Produkten im Laufe der Zeit ändern. Überarbeiten Sie ein altes Angebot, wenn sich ein Interessent noch meldet, aber zu spät. Es ist besser, neu zu kalkulieren und entsprechend zu handeln, als einen Verlust zu erleiden. 

Gut gerechnet!

Jedes Angebot ist das Ergebnis einer Kalkulation, in der alle Kosten berücksichtigt sind. Materialien, Arbeitszeit, Reisen, eventuelle behördliche Genehmigungen..... Eine detaillierte Auflistung aller möglichen kleinen Kosten ist nicht erforderlich, es sei denn, sie wird ausdrücklich verlangt. Aber stellen Sie sicher, dass diese abgedeckt sind und Sie einen Gewinn erzielen. Denken Sie daran, dass dieser Gewinn auch die Verwaltungs- und Betriebskosten Ihres Unternehmens deckt.

Das Kleingedruckte

Machen Sie sich klar, dass der Interessent, wenn er Ihr Angebot annimmt, ein Kunde wird, mit dem Sie einen Vertrag haben. Schließlich ist die Abgabe eines Angebots ein Vorschlag für einen Vertrag.

Wenn Sie keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen haben, dann gelten die gesetzlichen Bestimmungen und die Bedingungen des Kunden. Stellen Sie daher Allgemeine Geschäftsbedingungen auf und geben Sie diese Ihren Interessenten vorab.

Verweisen Sie in jedem Angebot explizit auf diese Bedingungen. Erstellen Sie z. B. ein einziges PDF-Dokument für das Angebot und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie haben noch keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)? Ihr Berufsverband hat sicher nützliche Beispiele. Lassen Sie Ihre Version von einem Rechtsexperten überprüfen. Vorteil: Der Text ist wiederverwendbar. Vergessen Sie aber nicht, sie regelmäßig zu überprüfen, zum Beispiel jedes Jahr.  

Das Angebot ist fertig, wie geht es weiter?

Sind Sie mit dem von Ihnen erstellten Angebot zufrieden? Dann liefern Sie es sofort an den Interessenten. Der elektronische Versand mit einem entsprechenden Programm garantiert eine schnelle Zustellung und beweist, dass Ihnen das Geschäft wichtig ist. Machen Sie es dem Interessenten leicht, Kunde zu werden: mit onRech kann der Interessent das Angebot elektronisch annehmen und so unterschreiben. Schnell und übersichtlich. Verwaltung ist nicht Ihr bevorzugter Job? Perfekt, denn mit onRech genügt ein Klick, um auf Basis des bestätigten Angebots eine Rechnung zu erstellen. Kein Problem, wenn die tatsächliche Umsetzung etwas anders ausfällt oder z.B. zusätzliche Arbeiten geliefert werden: einfach den onRech-Rechnungsentwurf anpassen.  

Nachbetreuung, auch für nicht angenommene Angebote

Das Angebot wird angenommen? Großartig, senden Sie ein Dankesschreiben mit Bestätigung an den Kunden.

Nicht akzeptiert? Das passiert unweigerlich, aber nutzen Sie die Gelegenheit. Kontaktieren Sie den Interessenten und bitten Sie ihn um ein kurzes Feedback. Daraus lernen Sie garantiert Elemente, die die Erfolgschancen für zukünftige Angebote erhöhen. Die Informationen von Interessenten, die nicht angenommen werden, sind buchstäblich (zukünftiges) Geld wert.

Los geht's!

Tun Sie es einfach! Wie alles andere erfordert auch die Erstellung guter Zitate konzentrierte Arbeit. Wenn Sie diese Arbeit abliefern, stellen Sie sicher, dass sich Ihr Angebot durch professionelle Kommunikation und Preisgestaltung von der Konkurrenz abhebt. Und keine Sorge, eine verlorene Schlacht ist nicht der verlorene Krieg. Gut vorbereitete Angebote hinterlassen einen positiven Eindruck von Professionalität. Auch wenn der Prospekt wegen des Preises abgelehnt hat. Die Praxis hat gezeigt, dass Interessenten Ihnen beim nächsten Kauf eine weitere Chance geben werden. Und das ist es, was Sie wollen: Verkaufschancen erhalten.