Eine Gutschrift im Sinne einer Skontorechnung reduziert die Schuld, die ein Kunde Ihnen für eine zuvor gesendete Rechnung oder Rechnungen schuldet. Die Gutschrift formalisiert die Korrektur, so dass Ihre Verwaltung und die des Kunden eine klare Spur haben.

Zuerst einmal

Es ist verwirrend, die doppelte Verwendung des Begriffs der Gutschrift in Deutschland. Im Ausland umfasst der Begriff nur die Zusendung eines Schuldenerlasses durch einen Lieferanten an seinen Kunden. Grund dafür ist ein Fehler in der Abrechnung, wie z. B. ein einfacher Rechenfehler oder eine Falschlieferung, oder eine andere Ursache, die dazu führt, dass die erste gesendete Rechnung einen zu hohen Betrag ausweist.  Dies ist die Anwendung, die wir in diesem Artikel besprechen.

Aber Gutschrift kann noch etwas anderes sein: der Begriff wird auch für eine Rechnung verwendet, die nicht vom Lieferanten, sondern vom Kunden an den Lieferanten ausgestellt wird, wobei der Kunde anerkennt, dass der Lieferant aufgrund einer Lieferung oder Leistung Geld von ihm (dem Kunden) erhalten muss. Kurz mehr dazu am Ende dieses Artikels.

Erstellen Sie eine korrekte Gutschrift

Mit "Gutschrift" meinen wir hier die Skontorechnung mit dem Sie als Lieferant die offene Forderung eines Kunden reduzieren z.B. weil Sie bei der Preisberechnung der letzten Rechnung an einen Kunden einen Fehler gemacht haben. Das kann passieren. Anders als im Ausland, wo die Regeln strikt eine Art der Korrektur vorschreiben, gelten in Deutschland zwei Möglichkeiten der Fehlerkorrektur: die Rechnungskorrektur mit Berichtigungsdokument bei noch nicht verbuchten Rechnungen, oder die Stornierung.

Ein Berichtigungsdokument ist einfach einzurichten bei Fehlern wie falsch ausgewiesene Umsatzsteuerbeträge, fehlendes Leistungsdatum oder Unregelmäßigkeiten in der Rechnungskalkulation.

Was ist eine Skontorechnung/Gutschrift? Wie eine falsche, bereits ausgestellte Rechnung korrigieren?

Eine Gutschrift im Sinne einer Skontorechnung reduziert die Schuld, die ein Kunde Ihnen für eine zuvor gesendete Rechnung oder Rechnungen schuldet.

Die Höhe der Gutschrift hängt natürlich von der jeweiligen Situation ab. Sie kann auf einen Teil einer früheren Rechnung verzichten oder den gesamten Rechnungsbetrag neutralisieren. Es gibt mehrere Situationen, in denen Sie als Geschäftsinhaber einen Kredit schreiben:

  • Eine Bestellung aus Ihrem Webshop wird zurückgegeben und der Kunde erwartet eine Rückerstattung;
  • Ein Termin mit dem Kunden nach einem Problem mit einer Lieferung, z. B. einer kleinen Beschädigung oder einer unvorhergesehenen langen Lieferfrist;
  • Ein einfacher Rechen- oder Tippfehler im Rechnungsbetrag;
  • ....

Die Gutschrift formalisiert die Korrektur, so dass Ihre Verwaltung und die des Kunden eine klare Spur haben. Ob der Anpassungsbetrag zurückgezahlt oder mit anderen Rechnungen verrechnet wird, bleibt Ihnen überlassen. Treffen Sie dazu aber eine klare Vereinbarung, damit kein Unmut entsteht.

Haben Sie den Status eines Kleinunternehmers? Dann dürfen Sie eine Gutschrift mit Mehrwertsteuer nicht akzeptieren (nach § 19 UstG sind Sie nicht zum Abzug von Umsatzsteuer berechtigt). Der Lieferant darf daher keine Mehrwertsteuer in der Gutschrift ausweisen.

Elemente der Gutschrift

Die Gutschrift unterliegt mehr oder weniger den gleichen formalen Anforderungen wie die Erstellung einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UstG). Wenn Sie eine Gutschrift erhalten, prüfen Sie sorgfältig, ob das Dokument die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält. Wenn nicht, fragen Sie nach einer angepassten Version. Dies ist wichtig, um Probleme mit der Umsatzsteuerverwaltung zu vermeiden.

Warum eine Skontorechnung?

Erstens, weil Sie laut Gesetz nicht kompensieren dürfen, also den zu erstattenden Betrag bei einer späteren Rechnung einfach abziehen.

Nummerierung und Abrechnung

Vernichten Sie nie die falsche gebuchte Rechnung, da jede Rechnung eine eindeutige Nummer trägt und in der Buchhaltung erfasst werden muss. Die Nummerierung der Rechnungen und Gutschriften verläuft lückenlos, ohne Unterbrechung oder Duplikate.

Klare Vereinbarungen mit dem Kunden

Es kommt vor, dass Sie versehentlich die falsche Partei in Rechnung stellen, z. B. die Privatperson, während die Firma der Auftraggeber ist. Dies kann passieren:

  • Wenn Sie der Privatperson eine Gutschrift erteilen und eine neue Rechnung an die Firma ausstellen
  • Es ist klug, die Gutschrift erst dann an die Privatperson auszuhändigen, wenn die Rechnung an die Firma bezahlt wurde, denn wenn die Firma Ihres Kunden gegen die neue Rechnung Einspruch erhebt, haben Sie im Falle eines Zahlungsausfalls wenig Druckmittel.

Sparen Sie sich Schwierigkeiten und Verwaltungsaufwand. Fragen Sie klar, wer der Auftraggeber ist und wer der Schuldner sein wird, an den die Rechnung geschickt wird. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen auf Papier (Post) vorliegen ...