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28 Apr
Die elektronische Rechnung oder E-Invoice

28-04-2021

Die elektronische Rechnung oder E-Invoice ermöglicht es Ihnen, Ihren gesamten Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren. Wenn Sie eine Fakturierungssoftware verwenden, dann sind im Prinzip keine technischen Kenntnisse erforderlich, um Ihre Verwaltung über elektronische Rechnungen zu automatisieren.

 

Eine digitale Rechnung ist keine E-Rechnung

Lassen Sie uns gleich mit einem häufigen Missverständnis aufräumen. Das Versenden einer Rechnung im PDF-Format per E-Mail ist kein E-Invoicing, auch wenn es digital erfolgt. Wo liegt der Unterschied zu einer E-Rechnung?

Eine PDF-Datei (Portable Document Format) ist für Menschen lesbar, aber für einen Computer schwieriger. Das Layout der PDF-Datei ist für die automatische Verarbeitung nicht ausreichend strukturiert. Die elektronische Rechnung ist in einer sogenannten xml-Datei strukturiert, die nach dem UBL-Standard (Universal Business Language) erstellt wurde. Beide Begriffe, UBL und xml, werden manchmal austauschbar in der elektronischen Rechnungsstellung verwendet. Einfach ausgedrückt, ist eine UBL-Datei die Rechnung nach dem xml-Format. Manchmal spricht man auch von "UBL-Rechnung". So ist die Rechnung für den Computer lesbar. Kein lästiges Tippen mehr!

TIPP: Wenn Sie mit onRech fakturieren, sendet das Programm sowohl eine PDF- als auch eine XML-Datei. Lesbar für den Kunden bei der Bezahlung und schnell verarbeitbar durch die Programme des Buchhalters.  

 

Warum auf E-Invoicing umstellen?

Der offensichtlichste Grund für den Einsatz von E-Invoices ist die Zeitersparnis. Der gesamte Kopier- und Erfassungsaufwand entfällt. Die Fakturierung kann sogar direkt aus Angeboten und Bestellformularen erfolgen, wobei Werte wie Betrag und Kontonummer automatisch übernommen werden. Die unmittelbaren Vorteile:

  • Nach Erhalt wird die E-Invoice automatisch in Ihrem Softwarepaket gelesen und verarbeitet. Kein Abtippen oder Fehlerrisiko!
  • Kein Ärger mit Kopien, da sie immer elektronisch verfügbar sind.
  • Auch auf der anderen Seite - beim Kunden oder seinem Buchhalter - kann die Bearbeitung automatisch erfolgen.

 

Elektronische Rechnungsstellung und Buchhaltung

Um mit der elektronischen Rechnungsstellung arbeiten zu können, benötigen Sie ein Buchhaltungs- oder Fakturierungsprogramm, das UBL-Dokumente verarbeiten kann. Aktuelle Softwarepakete können mit UBL umgehen, und onRech ist eine ausgezeichnete Wahl.

Professionelle Buchhalter können prinzipiell auch UBL-Dateien verarbeiten. Ihr Rechnungsprogramm wie onRech muss nicht direkt mit dem Ihres Buchhalters verknüpft sein. Die einfache Nutzung der e-Funktion und die Weiterleitung ist ausreichend. Das spart Zeit und Geld für Sie und den Buchhalter.

 

E-Invoicing: der Standard für Regierungen

Die E-RechV vom 6. September 2017 verpflichtet die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Es nutzt u.a. das europäische PEPPOL-Netzwerk. PEPPOL ist vergleichbar mit einem E-Mail-System: Jedes Unternehmen erhält eine eigene PEPPOL-Adresse, um E-Rechnungen zu versenden. Diese gelangen dann in den Posteingang des Empfängers.

E-Invoicing über PEPPOL hat sowohl für den Absender als auch für den Empfänger Vorteile:

  • Die UBL-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden;
  • Sie erhalten eine abschließende Bestätigung, dass die Rechnung zugestellt wurde.

 

TIPP: Wenn Sie mit onRech arbeiten, können Sie Rechnungen einfach über PEPPOL an die Regierung senden.

 

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